Factura electrónica obligatoria y VeriFactu: qué debe hacer tu empresa

Factura electrónica obligatoria y VeriFactu en España: diferencias, plazos, requisitos del software y cómo adaptar tu empresa a la nueva normativa

La digitalización de la facturación está transformando la gestión administrativa de autónomos y empresas en España. La Ley Crea y Crece impulsa la factura electrónica en las operaciones entre empresas y profesionales, mientras que el sistema VeriFactu se relaciona con los requisitos que deben cumplir determinados programas informáticos de facturación para garantizar la integridad y trazabilidad de los registros.

Factura electrónica obligatoria y VeriFactu no son lo mismo. Aunque ambas medidas persiguen mejorar el control, la transparencia y la digitalización de las operaciones económicas, tienen objetivos, requisitos técnicos y calendarios diferentes.

Comprender esta diferencia permite elegir un software adecuado, preparar los procesos internos y evitar adaptaciones precipitadas que generen costes innecesarios.

¿Qué son la Ley Crea y Crece y VeriFactu?

La Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, establece el marco para extender la factura electrónica a las operaciones comerciales entre empresarios y profesionales. VeriFactu, por su parte, se integra en la normativa sobre sistemas informáticos de facturación y busca reforzar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.

Factura electrónica B2B: qué cambia para autónomos y pymes

La factura electrónica obligatoria entre empresas afecta a las operaciones incluidas en el ámbito de aplicación de la normativa. No consiste simplemente en enviar un documento PDF por correo electrónico: el sistema debe ajustarse a los requisitos de formato, intercambio e interoperabilidad establecidos legalmente.

El Real Decreto 238/2026 desarrolla el sistema español de factura electrónica entre empresarios y profesionales. Además, la Orden HAC/1028/2026, publicada en octubre de 2026, regula la solución pública de facturación electrónica.

Para una pyme, esto implica revisar cómo emite las facturas, cómo las recibe de sus proveedores y cómo registra su estado de aceptación y pago.

¿Qué es VeriFactu y cómo afecta al software de facturación?

VeriFactu está relacionado con los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación sujetos al Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023.

Su finalidad es evitar alteraciones indebidas de los registros y facilitar su trazabilidad. Los sistemas deben cumplir las especificaciones técnicas aplicables y contemplar las modalidades de funcionamiento previstas en la normativa.

Tener un programa que genere facturas en PDF no demuestra, por sí solo, que el sistema cumpla los requisitos exigibles. Es necesario comprobar la conformidad del producto y de su configuración.

Plazos de implantación de VeriFactu y de la factura electrónica obligatoria

Uno de los errores más habituales es tratar ambos calendarios como si fueran uno solo. Para planificar correctamente la adaptación, la empresa debe identificar qué obligaciones le afectan y cuándo resultan exigibles.

Fechas de adaptación de los sistemas informáticos de facturación

La ampliación normativa de los plazos de adaptación de los sistemas informáticos de facturación sitúa las fechas de referencia en el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades afectados y el 1 de julio de 2027 para el resto de obligados incluidos en el ámbito correspondiente. Deben comprobarse las excepciones y condiciones aplicables a cada contribuyente.

No todos los sistemas, contribuyentes ni operaciones están sujetos a idénticas obligaciones. Por ello, conviene confirmar el encaje de cada negocio antes de establecer una fecha definitiva de implantación.

Calendario de la factura electrónica entre empresas

La factura electrónica B2B tiene un calendario diferente. El cómputo de los plazos depende de la entrada en aplicación del desarrollo reglamentario y de las disposiciones legales correspondientes.

El Real Decreto 238/2026 vincula el inicio de los plazos previstos en la Ley Crea y Crece a la culminación del desarrollo reglamentario mediante la orden ministerial correspondiente. La publicación de la Orden HAC/1028/2026 constituye un hito relevante para determinar el calendario aplicable.

Por tanto, antes de comunicar una fecha concreta a clientes o proveedores, es recomendable comprobar la entrada en vigor y las disposiciones transitorias vigentes.

Cómo elegir un software de facturación compatible con la normativa

La elección del programa no debería basarse únicamente en el precio o en la facilidad para crear facturas. También debe tener en cuenta las necesidades administrativas, fiscales y operativas de la empresa.

Checklist para revisar tu programa de facturación

Puntos clave de auditoría de software

Conformidad normativa: verifica que el proveedor acredita el cumplimiento de los requisitos que afectan al sistema.
Integridad de los registros: comprueba cómo se generan, conservan y relacionan los registros de facturación.
Trazabilidad: revisa si es posible consultar el historial de las operaciones y sus cambios permitidos.
Conservación documental: asegúrate de que los registros y documentos pueden recuperarse durante el periodo exigible.
Interoperabilidad: comprueba la capacidad de intercambio de facturas con clientes, proveedores y plataformas.
Gestión de cobros: revisa si permite controlar los vencimientos, pagos parciales y facturas pendientes.
Integración contable: valora la conexión con la asesoría y con el sistema de contabilidad.
Soporte técnico: confirma cómo se aplican las actualizaciones normativas y qué asistencia ofrece el proveedor.

Una herramienta adecuada puede reducir tareas manuales, mejorar la calidad de los datos y facilitar la conciliación entre facturación, contabilidad y tesorería.

Cómo adaptar tu empresa a la facturación electrónica paso a paso

La transición resulta más sencilla cuando se aborda como un proyecto de mejora de procesos y no como una compra aislada de software.

Analiza el sistema actual

Identifica cómo se emiten las facturas, qué programas se utilizan, dónde se archivan los documentos y cómo se comunican las operaciones al departamento contable.

Comprueba las obligaciones aplicables

Determina si la empresa está sujeta a los requisitos de los sistemas informáticos de facturación, a la factura electrónica B2B o a ambos marcos normativos.

Evalúa alternativas y costes

Compara las funcionalidades, los servicios de soporte, las posibilidades de integración y los costes de migración. La solución más económica no siempre es la más eficiente a medio plazo.

Forma al equipo

Define procedimientos para emitir facturas, corregir errores, gestionar incidencias y comprobar el estado de los documentos.

Realiza pruebas antes de la implantación

Comprueba el intercambio de documentos, la conservación de registros y la integración contable antes de trasladar toda la operativa al nuevo sistema.

Preguntas frecuentes sobre factura electrónica y VeriFactu

¿VeriFactu y la factura electrónica son lo mismo?

No. VeriFactu se relaciona con los sistemas informáticos de facturación y sus registros. La factura electrónica B2B regula el intercambio de facturas electrónicas en determinadas operaciones entre empresas y profesionales.

¿Un PDF es una factura electrónica válida?

Un PDF puede ser un documento electrónico utilizado para facturar, pero no satisface automáticamente los requisitos específicos de la factura electrónica B2B obligatoria. Debe comprobarse el formato y el sistema de intercambio exigidos por la normativa aplicable.

¿Todas las empresas deben utilizar el mismo programa?

No necesariamente. Las empresas pueden valorar distintas soluciones, siempre que cumplan los requisitos aplicables y permitan realizar las operaciones exigidas.

¿Qué ocurre si una empresa no se adapta?

Las consecuencias dependen de la obligación incumplida, de la infracción concreta y de la normativa aplicable. La falta de adaptación puede generar riesgos administrativos, fiscales y operativos, por lo que es aconsejable anticiparse.

Prepara tu negocio con el asesoramiento de Zertex

La adaptación a la facturación electrónica puede ser una oportunidad para mejorar el control financiero y reducir tareas administrativas, siempre que se planifique correctamente.

En Zertex ayudamos a autónomos y pymes a revisar sus procesos de facturación, coordinar la gestión contable y preparar la adaptación a los cambios normativos.

Consulta también nuestra guía completa sobre VeriFactu y el artículo sobre la aprobación del desarrollo de la factura electrónica obligatoria.

Solicita una revisión de tu sistema de facturación para identificar posibles carencias y definir los siguientes pasos de adaptación.