¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad es el lenguaje económico de la empresa. Permite registrar, clasificar y resumir todas las operaciones financieras para obtener información fiable y oportuna que sirva en tres frentes clave tomar decisiones, cumplir con la normativa y optimizar recursos. Si diriges una pyme, llevas un negocio como autónomo o estás escalando una startup, entender qué es la contabilidad y cómo debe organizarse es la diferencia entre navegar a ciegas o crecer con seguridad y visión de futuro. En Zertex, gestoría fiscal, contable y laboral en Madrid, transformamos los números en criterios de gestión y en tranquilidad regulatoria para que avances sin fricciones.

Para qué sirve realmente la contabilidad

Información fiable para decidir mejor

La contabilidad convierte datos dispersos facturas, cobros, nóminas, préstamos en informes comparables que te dicen si ganas dinero, en qué áreas, con qué márgenes y a qué ritmo generas caja. A partir de ahí puedes ajustar precios, negociar con proveedores o priorizar inversiones.

Cumplimiento normativo sin sorpresas

Un sistema contable ordenado facilita presentaciones fiscales a tiempo, legalización de libros y depósito de cuentas. Evitas sanciones y dedicas tu atención al negocio, no a apagar fuegos.

Optimización de recursos

Controlar costes, stocks, tesorería y ciclos de cobro y pago te permite liberar liquidez, financiarte mejor y asignar recursos donde de verdad generan retorno.

Tipos de contabilidad que conviene distinguir

Contabilidad financiera

Es la base obligatoria para sociedades y muy recomendable para autónomos que buscan control. Sigue el Plan General de Contabilidad y culmina en estados financieros balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria. Referencia normativa en el BOE y pautas técnicas del ICAC.

Contabilidad de costes y control de gestión

Analiza qué te cuesta producir o prestar servicios por producto, proyecto, cliente o canal. Es la contabilidad que te ayuda a fijar precios, medir márgenes y rentabilidad.

Contabilidad fiscal

No es un tipo aparte, sino la lectura tributaria de tus operaciones. Conecta tus libros con IVA, Impuesto sobre Sociedades, IRPF y retenciones. Información y trámites en la Agencia Tributaria.

Contabilidad de tesorería

Aterriza los flujos de caja previstos entradas y salidas por meses para evitar tensiones de liquidez, sobre todo en negocios estacionales o en crecimiento.

Principios y normas que ordenan la contabilidad en España

• Imagen fiel los estados deben reflejar la realidad económica, no solo la forma jurídica.
• Devengo registras los ingresos y gastos cuando se generan, no cuando se cobran o pagan.
• Uniformidad y prudencia coherencia en criterios y cautela en valoraciones.
• No compensación no restas partidas de naturaleza distinta.
• Importancia relativa priorizas lo significativo sin perder la imagen fiel.

En función del tamaño, puedes aplicar criterio normal o criterio PYMES del PGC. La elección afecta a algunas políticas de amortización, provisiones y presentación de cuentas.

El ciclo contable paso a paso

1 Recogida y verificación de documentos

Facturas emitidas y recibidas, movimientos bancarios, nóminas, contratos, justificantes de inversión, pólizas. Sin documentación íntegra, no hay contabilidad fiable.

2 Registro y conciliación

Asientos en libro diario, clasificación por cuentas y conciliación bancaria para asegurar que libro y banco cuadran.

3 Ajustes de periodificación

Devengos, amortizaciones, provisiones y existencias para reflejar gastos e ingresos en el periodo correcto.

4 Cierre y estados financieros

Balance de comprobación, regularización y formulación de cuentas para su aprobación y depósito si procede.

5 Reporting y decisión

Análisis de márgenes, ratios, desviaciones y cuadro de mando para pasar a la acción.

En Zertex automatizamos la captura de datos y cuidamos la parte crítica del cierre para que tengas información a tiempo y sin errores.

Obligaciones contables habituales en España

• Llevar contabilidad ordenada y conservar justificantes.
• Legalizar libros en el Registro Mercantil dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio.
• Formular cuentas anuales dentro de los tres meses posteriores al cierre.
• Aprobar cuentas en los seis meses siguientes al cierre y depositarlas en el mes posterior a su aprobación.
• Libros de IVA y obligaciones tributarias periódicas según régimen.

Si eres autónomo en estimación directa, no depositas cuentas, pero conviene llevar libros de ingresos y gastos, bienes de inversión y control de facturas. Con una gestoría contable en Madrid como Zertex, estas tareas quedan calendarizadas y bajo control.

Estados financieros que debes dominar

Balance de situación

Foto de tu patrimonio en una fecha. Activo lo que tienes, Pasivo lo que debes, Patrimonio neto la diferencia.

Cuenta de pérdidas y ganancias

Mide rentabilidad del periodo ingresos menos gastos. Te revela el margen bruto, el EBITDA y el resultado neto.

Flujos de efectivo

Explica de dónde viene y a dónde va tu dinero operaciones, inversión y financiación. Imprescindible para banca e inversores.

Memoria y otros estados

Aportan detalle sobre criterios contables, riesgos, vencimientos, operaciones vinculadas y otras notas que dan contexto a los números.

Contabilidad e impuestos lo que sí y lo que no

• La contabilidad sustenta tus impuestos, pero no todo gasto contable es deducible fiscalmente.
• La amortización contable puede diferir de la fiscal en plazos y límites.
• Un beneficio contable positivo no siempre implica caja disponible.
• La compensación de bases negativas y deducciones requiere trazabilidad y buen archivo.

En Zertex alineamos contabilidad y fiscalidad sin perder imagen fiel, para que optimices dentro de la norma y tomes decisiones informadas.

Herramientas y digitalización que aceleran

• Captura automática de facturas y lectura OCR para reducir errores.
• Bancos conectados conciliación diaria y visión real de caja.
• Cuadros de mando por producto, proyecto o centro de coste.
• Data room ordenado para auditorías, financiación o rondas.

Digitalizar no es solo usar un programa es rediseñar procesos para ganar control y tiempo.

Errores contables comunes y cómo evitarlos

• Registrar por caja en lugar de por devengo. Resultado irreal y decisiones equivocadas.
• No conciliar banco y caja. Pequeñas diferencias acaban en grandes dolores de cabeza.
• Olvidar ajustes de cierre amortizaciones, existencias, provisiones.
• Confundir gasto con inversión y viceversa.
• Mezclar finanzas personales y del negocio especialmente en autónomos.
• Cierres tardíos que llegan cuando ya no sirve para decidir.

Un procedimiento estándar y un cierre mensual disciplinado te ahorran costes y sustos.

Qué aporta una gestoría contable avanzada como Zertex

Enfoque integral contable, fiscal y laboral

La contabilidad no vive aislada de impuestos ni de nóminas. Coordinamos todo el ciclo para que cada movimiento tenga su reflejo correcto y evites contingencias.

Especialización en empresas y autónomos

Adaptamos el plan de cuentas, el reporting y los centros de coste a tu modelo de negocio servicios, comercio, e-commerce, construcción, profesionales y a tu fase de crecimiento.

Anticipación y acompañamiento directivo

No solo registramos. Te avisamos de desviaciones, picos de tesorería, cambios normativos y oportunidades de optimización.

Tecnología y método

Implantamos herramientas, automatizamos tareas repetitivas y estandarizamos cierres para que tengas información a tiempo. El resultado es menos error, más control y mejor decisión.

Contabilidad para pymes y autónomos en Madrid

Si buscas gestoría contable en Madrid que hable claro, en Zertex te ofrecemos un camino concreto para poner tu contabilidad al día y convertirla en palanca de gestión.

Diagnóstico inicial

Revisamos tus libros, extractos, facturas y obligaciones actuales. Detectamos huecos, riesgos y oportunidades de mejora.

Puesta al día y normalización

Regularizamos asientos, unificamos criterios, conciliamos y dejamos el plan de cuentas listo para crecer con orden.

Cierre y reporting mensual

Estados financieros, márgenes por línea, tesorería y alertas operativas. Tú decides con datos y tiempo.

Fiscalidad alineada y sin sustos

Declaraciones en plazo, anticipación de pagos fraccionados y cálculo de provisiones de Impuesto sobre Sociedades o IRPF con base contable sólida.

Soporte laboral coordinado

Nóminas, cotizaciones y costes laborales integrados en tu contabilidad para ver el impacto real en márgenes y precios.

Preguntas frecuentes que resuelve la contabilidad de un negocio

La contabilidad es solo para pagar impuestos

No. Sirve para ganar dinero de forma predecible. Te permite ver qué productos o clientes aportan valor y dónde se fuga la rentabilidad.

Puedo llevarla con hojas de cálculo

Para empezar, quizá. Para crecer con control, necesitas sistema, procesos y auditoría interna. Además, muchas obligaciones exigen formatos y trazabilidad que un Excel no garantiza.

Qué diferencia a la contabilidad de una pyme de la de un autónomo

La exigencia formal y el detalle de estados y depósito de cuentas. Pero ambos se benefician de contabilidad por devengo, control de caja y análisis de márgenes.

Cada cuánto debo cerrar

Lo ideal es mensual. Esperar al año para “ver cómo vamos” significa llegar tarde a la mayoría de decisiones importantes.

Checklist para saber si tu contabilidad está sana

• Tienes cierre mensual con balance y cuenta de resultados en los diez primeros días del mes.
• Conciliación bancaria hecha y diferencias explicadas.
• Ajustes de devengo y amortizaciones aplicados.
• Cuadro de mando con métricas clave margen, punto de equilibrio, días de cobro y pago, rotación de stock.
• Archivo ordenado de facturas y contratos listo para cualquier requerimiento.
• Calendario fiscal y mercantil sin sobresaltos.

Si fallas en dos o más puntos, necesitas método y equipo. En Zertex lo implementamos contigo.

Cómo empezar con Zertex en tres pasos

Solicita una valoración inicial

Cuéntanos tu situación actual y objetivos. Te explicaremos cómo trabajamos, qué necesitaremos y cómo sería tu hoja de ruta contable.

Ordenamos la base

Recogemos documentación, conectamos bancos, normalizamos el plan de cuentas y dejamos la contabilidad al día.

Cierre y decisiones con datos

Recibirás informes mensuales claros y accionables. Tomarás decisiones con tranquilidad y cumplirás con todas tus obligaciones sin estrés.

Recursos útiles para profundizar

• Plan General de Contabilidad y normativa contable en el BOE
• Consultas y criterios del ICAC
• Trámites y modelos en la Agencia Tributaria

Entender qué es la contabilidad y cómo debe funcionar en tu empresa es el primer paso. Convertirla en sistema de gestión y seguridad regulatoria es el siguiente. En Zertex, gestoría fiscal, contable y laboral en Madrid, te acompañamos en ambos para que tus números cuenten una historia de crecimiento sostenible y decisiones bien fundamentadas.